Les entreprises à Marckolsheim vers la dématérialisation, les points importants à savoir

On assiste aujourd’hui à un développement considérable de la technologie pour faciliter au mieux la production au sein des sociétés. C’est ce qu’on voit dans la plupart des entreprises situées à  Marckolsheim. La dématérialisation fait partie des avancées technologiques qui favorisent l’évolution du système de fonctionnement des entreprises. Dématérialiser un document signifie modifier un document sous format papier en format électronique. On peut dématérialiser les factures, les bulletins de paie ou encore les bons de commande de fournisseurs. En effet, on peut effectuer la dématérialisation sur toutes sortes de documents, toutefois lorsqu’on choisit cette voie électronique, on doit ajuster tout le processus métier.

Comment la dématérialisation se présente-t-elle ?

Plus précisément, la dématérialisation des documents est la substitution d’un fichier en format papier pour en faire un format numérique. On peut distinguer deux types de documents : les documents entrants tels que les factures fournisseurs, les courriers et les documents sortants comme les factures, les bulletins de paie ou les bons de commande. La dématérialisation peut être native ou a posteriori. Elle est native lorsque les documents sont créés directement sous forme électronique. Il y a dématérialisation a posteriori quand les documents sont alors sous format papier et quand la numérisation est donc nécessaire. On parle également de dématérialisation lorsqu’on effectue une transformation d’un ensemble de mouvements de documents physiques en flux numérique et automatisé grâce à un dispositif dit Workflow. Il y a plusieurs étapes à considérer : le scanner, l’envoi, l’indexation, l’annotation et la validation finale du fichier numérique. La dématérialisation est parfois jugée complexe et couteuse ou réservée seulement aux grandes entreprises. Aujourd’hui, avec l’évolution de la technologie, cette procédure s’impose en elle-même, tant au niveau des grands organismes que les petites entreprises. Les solutions d’installations sont actuellement très simples et plus particulièrement grâce au mode Saas ou les services en ligne qui est adapté à toutes les formes d’organisations. Il est à préciser que le secteur public est déjà complètement baigné dans le cadre de la dématérialisation des factures aujourd’hui et on essaye d’inciter de plus en plus les petits organismes à en faire autant et opter pour les factures électroniques.

Les points forts de la dématérialisation

La dématérialisation apporte de nombreux avantages impactant sur la production et l’activité des sociétés. Tout d’abord, elle accorde un gain de productivité énorme ainsi qu’une réduction des coûts. Grâce à la dématérialisation, une automatisation des procédures va s’installer de sorte à garantir une efficience des étapes de travail. La relation client sera alors bien maîtrisée, car les résultats vont devenir plus rapides.

On facilite efficacement le processus de travail en faisant gagner du temps pour l’envoi des courriers par exemple. Au-dessus de ces avantages de gestion interne informatisée s’ajoute une suppression totale ou partielle de divers frais, en effet le gain de temps engendre un aspect économique. Les dépenses vont diminuer du fait qu’on fera moins d’achats de papier, donc il y aura moins de photocopies à réaliser et ainsi de suite. La facilité de gestion de l’entreprise affecte non seulement le processus métier, mais aussi les différentes procédures qui nécessitent les ressources humaines. Par exemple, on réussit à simplifier plusieurs actions sans l’intervention ou la mobilisation d’un certain nombre de salariés. En plus de ces avantages en matière de production, la dématérialisation permet également de garantir la sécurisation et la traçabilité des documents en respect des réglementations établies. Cet aspect est important pour prouver la valeur juridique d’un fichier avec la certification d’authenticité auprès des tiers de confiance. Par exemple, la facture électronique respectant les conditions de forme, c’est-à-dire, présentant une signature électronique en bonne et due forme, a une valeur probante et irréfutable.

La dématérialisation, étape dans la gestion électronique des données

Il ne suffit pas de dématérialiser les documents pour gagner tous ces avantages. En effet, la dématérialisation est une étape importante, mais elle nécessite la mise en place d’une gestion électronique de documents. La GED contribue à la rigueur et à la conformité des solutions digitales choisies. Entre autres, la GED est un outil qui est directement intégré dans le processus administratif et comptable de la société pour garantir en les démarches qualité. Pour avoir un résultat favorable, il faut établir un plan avant la mise en œuvre. Par exemple, il sera utile de déterminer les besoins réels de l’entreprise comme les documents dont on a le plus besoin, les formats les plus utilisés ou encore les fonctionnalités obligatoires à mettre dans la voie électronique. Il est indéniable que les procédures de dématérialisation diffèrent en fonction des documents à dématérialiser, puisque le traitement et la gestion ne sont pas les mêmes.

De plus, les fichiers numérisés devront être stockés : d’où l’intérêt de l’archivage électronique. En effet, l’archivage va pouvoir garantir la conservation des documents, leur classement et le maintien de leur intégrité au cours du temps. L’archivage électronique contribue également à veiller sur le droit d’accès aux informations et le respect des législations en vigueur.

 

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